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佳克固定资产管理软件在复旦大学太平洋金融学院

 

一、实施背景:


        复旦大学太平洋金融学院是国家教育部2004年批准成立的民办性质的独立学院。学院由复旦大学和中国太平洋保险(集团)股份有限公司共同设立。学院依托复旦大学一流的教育品牌、优质的教学资源和丰富的办学经验,凭借中国太平洋保险(集团)股份有限公司雄厚的经济实力和在社会各界良好的影响,为我国金融保险业培养优秀人才。学院实行学分制,独立颁发教育部认可的本科毕业文凭,达到学士学位要求的毕业生,按教育部规定颁发学位证书。


        学院位于上海市风景秀丽的南汇科教园区,与入住园区的上海水产大学、上海理工大学、上海电力学院等高校为邻。学院占地面积1234亩,总建筑面积33万平方米。学院配合教学需要建有教学楼群、国际会议中心、图书馆、学生宿舍楼群、大小餐厅、学生活动中心、室内体育馆、室外运动场所等现代化的教学和生活设施。学院巧妙地将现代建筑与江南园林景观融为一体,营造了一个良好的学习和生活环境。

 

复旦大学太平洋金融学院前景


二、管理范围:


        复旦大学太平洋金融学院全院。包括金融学系、保险学系、国际经济系、经济学系、金融管理系、金融服务系、金融工程系、新闻学系。


三、实施目标:


        解决固定资产分布分散、难于统一管理的现状:

  • 实现资产日常管理;
  • 减少盘点工作量,提高盘点效率;
  • 实现专业设备检修、维护管理功能;
  • 与教务管理系统、图书管理系统、设备管理系统、财务管理软件对接,避免重复录入;
  • 实现调拨、转借资产的跟踪管理;
  • 有效管理大量低值易耗品;

四、方案实施:


        经过佳克软件和该学院的共同努力,目前佳克固定资产条码管理系统已在该学院成功实施,固定资产管理系统具有以下功能:


1、独特的权限管理


        复旦大学太平洋金融学院包括8个系及多个部门,各个部门的固定资产在空间上分布相对比较分散。佳克固定资产条码管理系统,充分考虑到每一级管理员的职责不同,为相应的每一个操作员制定了各自地操作权限,通过用户的身份和密码识别,保证各级操作人员只能在其权限范围内进行应用。这样既保证了管理的可靠性、严紧性、信息的安全性,又能具有一定的灵活性以加强各种实际管理过程中的适应能力。


        通过固定资产分类、单位、部门、功能模块等信息的交叉,可以很灵活地授出各种用户的权限来满足实际的管理需求。


2、到期自动提醒维修、检测,保证设备、器械的正常寿命


        复旦大学太平洋金融学院的日常教学中经常会使用到计算机、复印机、投影仪、机械车床等设备。以往,师生只知道使用,对于设备的维修、保养没有实际概念,或是不按时保养。长期下来,往往使用三年的设备一年多就日渐破损。佳克固定资产条码管理系统通过对设备、器械的维修、检测管理,维修、保养时间快到时,提前提醒管理人员,并将维修、保养的内容及效果记录在系统中。做到有效、定期、准时的管理,延长了设备、器械的运行寿命。


3、节省了固定资产盘点时间,提高了固定资产盘点效率


        复旦大学太平洋金融学院需要逐一盘点的资产将近1万件(不包括楼宇、地产等)。未使用本系统时,完成盘点工作五个人至少需要约60天。使用本系统后, 完成盘点工作2个人工作只需要约10天;在以往手工方式下进行盘点,要进行固定资产清点、账务核对、编制报表等工作,最少需要5个人花费2个月的时间才能完成该项工作。使用该系统以后2个人10天既能轻松完成此项工作。整体工作效率提高了15倍。


4、大大降低了固定资产盘点误差


        复旦大学太平洋金融学院10000件固定资产,在手工盘点方式下各个环节的综合差错率在1%左右,也就是说一次盘点下来就会出现100个错误,以每个资产2000元计,总体误差就达200000元,而运用本系统进行固定资产盘点的差错率只有1/5000,一次盘点的误差金额不过4000元。


5、简化固定资产折旧工作,确保折旧计算准确


        一般固定资产的价值是按月计提,作为当期费用支出,因此每月未对固定资产要进行折旧计算,从工作难度上来看并不是很难,问题存在于固定资产数量庞大,每一件资产都有相应的卡片,这样,复旦大学太平洋金融学院有几万张资产卡片,并且不同固定资产使用年限不同,折旧的方式也各不相同。在折旧工作的处理中,往往要登记厚厚几叠帐本和卡片,工作量可想而知。特别是这种重复而繁琐的工作更会产生不可避免的差错,导致相关报表反映的信息失真。佳克固定资产条码管理系统,在购入每一笔固定资产都可选定使用年限和折旧方式,只须轻松地点击鼠标就可以在几分钟内完成。并且完全保证折旧计算的准确性同时自动生成折旧报表。


6、特殊材质标签的使用


        复旦大学太平洋金融学院日常教学中,不可避免的要做实验。对于经常需要用试剂、清水洗涤的化学仪器与课桌椅不同,往往无法用一般的条码识别。佳克固定资产条码管理系统采用了多种材质的标签进行复旦大学太平洋金融学院的这类资产进行管理。


        常用的标签规格:60mm × 24 mm; 60mm × 18mm; 50mm × 35mm;


        常用的标签材质:美国艾利系列原版标签纸,室内、户外、防伪、高温等。


        对于需要清洗的资产,如化学实验设备都可以采用陶瓷、铝牌或金属的标签进行标识,既能保证资产的正常使用,又能科学地、快速地进行资产盘点。


7、完善的数据接口,实现与其他系统的完美对接


        目前,随着复旦大学太平洋金融学院信息化建设步伐的逐步加大,越来越多的教务管理系统、图书管理系统、设备管理系统进入到学校的日常管理中。各式各样的信息系统,因为考虑到自身的稳定性,相互之间信息互不共享,这样以来,给实际操作者带来的是越来越多的重复录入,一定程度上增大了工作量。佳克固定资产条码管理系统通过灵活的设计,完善了数据接口,实现了与其他系统的完美对接。利用数据导入、导出功能、FTP服务器、公共数据表等多种方案,达到了与教务管理系统、图书管理系统、设备管理系统等的平稳对接,数据实现了共享,大大提高了工作效率。


五、客户评价:


        “佳克固定资产条码管理软件”管理理念先进,操作灵活实用,使用以来,改变了复旦大学太平洋金融学院原来的资产管理分散、效率较低的问题,从根本上新建了企业固定资产管理模式,使得资产管理操作更加方便,管理效率也提高了数倍,切实促进了学院实物资产管理的现代化、信息化和高效率,实物资产管理水平上升了一个新的台阶。


 

 

部分客户名称

        复旦大学太平洋金融学院、温州大学、南京交通职业技术学院、甘肃林业职业技术学院、虹口区业余大学、宝山区业余大学、云南师大附中、杭州外国语学校、中国电力投资集团高级培训中心、上海双美教育机构、北京东方时尚驾校……

 

 

 

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