佳克软件CancoSoft全资产可见性管理

2020-12-11

佳克软件教育行业解决方案

一、行业特点及需要解决的问题

随着社会的不断进步,学校规模的不断向大型化、专业化的模式发展。所拥有的实物资产也随着规模的扩大而增长,但也为实物资产的管理带来了一定的困难,主要问题表现为:

1、固定资产管理意识不强,只顾建设购置,忽略固定资产管理,投入使用后转增固定资产,存在着“重钱轻物”、“重购轻管”现象;

2、企业办学固定资产在企业财务账面反映,移交时学校使用的固定资产未随账务转移,相当一部分移交学校无固定资产账;

3、固定资产的购买与登记入账脱节,存在“谁买谁用,谁保管”,不作固定资产登记的现象;

4、固定资产的报损及处理,随意性大,导致单位固定资产流失严重。


二、系统概述

《佳克固定资产条码管理软件》是佳克软件自九七年即开始研发的产品,其针对固定资产管理中经常出现的实物与账目不符的情况,采用先进而成熟的条形码技术,赋予每个实物一个唯一的“资产全息身份证”条码标签,从而达到对固定资产实物的全流程环节进行跟踪管理。

针对于学校管理的特殊性,即严格的规定和管理要求、繁杂的账务清查和实物盘点工作。佳克固定资产管理软件极大地提高了工作效率。对加强和提高固定资产的监督管理工作起到了良好的效果,对加强学校资产的监管力度,减少和避免资产流失,降低资产的闲置浪费,及时动态的掌控资产信息等诸多方面起到了显著的作用。


三、管理流程

每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后,都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码,条码上的内容可由用户自己设定,其中包括固定资产名称、购入日期、保管(使用部门)等内容。将条形码贴在固定资产实物上,既明显地区分固定资产的使用部门,又给盘点带来极大的方便,盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点,只须通过专门的条码识别器对固定资产上的条码阅读,条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器与超市中所用的相类似,但又有极大的不同,这种条形码识别器是采用电池供电,不必用电线连接,盘点人员可以方便携带到任何地方,进行相互核查,读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近5万条左右固定资产的编码,使盘点速度提高了90%以上,同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后,将条码识别器与电脑通过计算机相连接,迅速地获得资产的实际情况,通过组合查询可立即发现资产盘赢、盘亏等情况。


1)科学、严谨的资产分类,全方位的对学校所有资产进行跟踪管理

虽然,学校与政府机关、企事业单位在管理流程上大致相同,但在资产分类上有其一定的特殊性。佳克固定资产管理软件严格按照教育部有关规定,将资产分为16类。全方位的对学校所有资产进行跟踪管理。

    1 房屋及构筑物   9 标本模型

    2 土地及植物     10 文物及陈列品

    3 仪器仪表         11 图书

    4 机电设备         12 工具、量具和器皿

    5 电子设备         13 家具

    6 印刷机械         14 行政办公设备

    7 卫生医疗设备  15 被服装具

    8 文体设备         16 牲畜


2)实时掌握准确的数据,使采购的资产性价比最高

性价比是学校采购设备、仪器所要考虑的置关重要的一个因素。手工方式下,对性价比的考核只是由设备、仪器的价格、品牌来决定。实际操作下来,往往会出现一件设备、仪器购买时价格低,但使用期限很短,或者是维修次数多的现象,然后就将坏的仍掉,再购买新的,经常性为购买设备而重复投资。大大增加学校的日常开支。比如说,购买电脑,通常就只把价格和品牌作为采购的决策因素,而忽略了维修次数、维修费等参数,往往购买了一个价格不菲的名牌产品,用了没多长时间就出现问题需要维修了。比如说买DELL的,有没了解到其因为是直销模式,在当地有没维修站,如果没维修站,请当地电脑公司维修要多少成本等等。佳克固定资产条码管理软件,对每件资产的价格、使用时间、维修时间、次数、费用等关键因素一一进行管理,为资产管理人员和采购人员实时掌握准确的数据,使采购的资产性价比最高,大大降低了运营的成本,避免了盲目的采购。


3)实行多账套管理,对各种资产进行科学的管理

因为学校的特殊性,经常会有资产的捐赠、资产的接受、以及资产报废等等。对于各种类别资产的管理经常会有无从下手的感觉,长期以往,就经常出现坏账、烂帐。去年还在册的东西,今年盘点就不知道到哪儿去了,出现了资产严重流失的现象。佳克固定资产管理软件, 具有了多种账套管理的先进功能。可以对多个部门多个账套分别进行管理,对每种账套分门别类的跟踪,生成相应的报表,形成了账、卡、物、使用单位、使用部门、使用人六者吻合。


4)先进的条形码管理方式,为资产清查工作打好基础

政府机关要求每半年对账一次,使账实、账卡、账账保持一致;每年对各部门的固定资产进行一次全面清查盘点工作。在以往手工方式下,要进行实物清点、账务核对、编制报表等工作,要耗费大量的人力物力才能完成该项工作。不可避免的出现错盘、漏盘、重复盘现象。使用佳克固定资产管理软件后,每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后,都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码,条码上的内容可由用户自己设定,其中包括固定资产规格名称、购入日期、条形码及固定资产编码等内容。将条形码贴在固定资产实物上,既明显地区分固定资产的使用部门,又给盘点带来极大的方便,盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点,只须通过专门的条码识别器对固定资产上的条码阅读,条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器与超市中所用的相类似,但又有极大的不同,这种条形码识别器是采用电池供电,不必用电线连接,盘点人员可以方便携带到任何地方,进行相互核查,读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近百万条固定资产的编码,使盘点速度提高了90%以上,同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后,将条码识别器与电脑通过计算机相连接,迅速地获得资产的实际情况,自动计算得到各种盘点结果报表(盘亏、转移、损坏等),通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余、转移等变化情况,使固定资产管理轻松而高效。

课桌椅是学校的特殊资源,是学校资产管理中的重中之重。正是因为它的重要性,怎么很好的将其管理起来,及时掌握每个班、每个年级、每个系课桌椅所拥有的具体数量、使用状态等,是每一个学校资产管理员最为关心的问题。佳克固定资产管理软件,运用条码化技术,在每张课桌椅上都贴有条形码,利用条码采集器轻松进行盘点,自动生成资产报表,实时的反应出课桌椅的真实状态。


佳克固定资产管理软件管理流程图

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DC权威统计,一套完整的资产管理解决方案

可以帮助企业做到:

 

l   减少75%的审计成本

l   减少50%的设备停机率

l   减少45%的设备“失踪”

l   减少20%的多余测试设备

l   降低40%的备件库存

l   消除99%的资本资产注销

l   延长10%的设备运行寿命

l   提高30%的资产使用率


(说明:国际数据公司(IDC)是全球著名市场咨询和顾问机构。客户包括全球财富500强中多家著名跨国公司和中国本土的知名企业。IDC进入中国市场已经超过10年,成为国内业界历史最长的国际市场研究公司。)





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